Bayi Portalı Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni
Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") madde 10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, Yedekler İnşaat Malzemeleri San. ve Tic. A.Ş. ("Şirket") tarafından veri sorumlusu sıfatıyla hazırlanmıştır. Şirket'in bayi portalını ("Portal") kullandığınızda hangi kişisel verilerinizi, hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlediğimizi, kimlere aktardığımızı, ne kadar sakladığımızı ve haklarınızı açıklar.
Bu metin bir bilgilendirmedir; sizden onay istemez. Yalnız açık rızaya dayanan tek işleme (tarayıcı bildirimleri için yurt dışına aktarım) ayrı bir metinle sorulur: Bildirim Açık Rıza Metni.
1. Veri sorumlusu
| Unvan | Yedekler İnşaat Malzemeleri San. ve Tic. A.Ş. |
|---|---|
| Adres | Çakıl Mahallesi Çatalca Caddesi No:50 Çatalca / İstanbul |
| Telefon | +90 212 656 70 77 |
| E-posta | [email protected] |
| İnternet sitesi | https://www.yedekler.com.tr |
2. Bu metin kimleri kapsar?
- Bayi kullanıcıları: Şirketimizle ticari ilişkisi olan bayi firmalarının Portal hesabı bulunan yetkilileri ve çalışanları.
- Bayi başvurusu yapanlar: Portal'daki kayıt formunu dolduran kişiler; şahıs şirketlerinde işletme sahibi gerçek kişi.
- Bayi firma yetkilileri: Cari kartında adı ve iletişim bilgisi kayıtlı olan yetkililer.
- Şirket çalışanları ve satış temsilcileri: yalnız Portal'ı kullanırken oluşan kayıtlar bakımından. Çalışma ilişkisine ilişkin işleme, çalışanlarımıza ayrıca yapılan aydınlatma kapsamındadır.
- Ziyaretçiler: Portal'ı giriş yapmadan görüntüleyen kişiler.
Tüzel kişilere ait bilgiler (ör. şirket unvanı, şirketin vergi numarası) Kanun kapsamında kişisel veri değildir. Ancak şahıs şirketlerine ait bilgiler ve tüzel kişilerin yetkili ve çalışanlarına ait bilgiler kişisel veridir ve bu metne tabidir.
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
| Kategori | Veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad, kullanıcı adı; şahıs şirketlerinde T.C. kimlik numarası (vergi kimlik numarası yerine kullanıldığında). |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası, fatura ve teslimat adresi. |
| Müşteri işlem | Cari kod, sipariş, teklif ve sepet bilgileri, sipariş ve teklif notları, ödeme bildirimleri, cari hesap hareketleri, fatura ve ekstreler, bakiye ve risk limiti, stok alarmı talepleri, "Müşterime Teklif" kayıtları. |
| Finans | ERP sistemimizdeki cari kartta kayıtlı banka, şube ve IBAN bilgileri; kartlı ödemelerde işlem numarası, tutar ve sonuç. Kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu Portal'a girilmez; ödeme kuruluşunun sayfasında girilir ve Şirkete iletilmez. |
| Ticari risk | Satışa kapatma durumu ve sebebi, tahsilat ve risk değerlendirmesine ilişkin Şirket içi notlar. |
| İşlem güvenliği | Şifre (yalnız geri çevrilemeyen özeti), IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi (user agent), oturum bilgisi, giriş denemeleri ve sonuçları, son giriş ve son görülme zamanı, Portal'daki hareketler (açılan sayfalar, aramalar, sepet, sipariş, teklif, ödeme ve indirme işlemleri, gönderilen formlardaki ürün kodu ve adet gibi alanlar), Şirket personelinin yaptığı değişikliklerin kayıtları, hata kayıtları. |
| Bildirim aboneliği | Tarayıcı bildirimlerini açarsanız tarayıcınızın oluşturduğu abonelik adresi ve şifreleme anahtarları, tarayıcı bilgisi. |
| Destek talepleri | Destek talebinin konusu ve başlığı, yazışmalar, eklediğiniz dosyalar (fotoğraf, PDF), talebe bağladığınız sipariş ya da fatura numarası, talebin durumu, açılış, okunma ve kapanış zamanları, talebi açan ve yazan kullanıcı. |
Portal'da özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, etnik köken, biyometrik veri vb.) işlenmez. Lütfen sipariş notu gibi serbest metin alanlarına bu tür bilgiler yazmayınız.
4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
Hukuki sebepler Kanun madde 5/2'deki bentlerle belirtilmiştir.
| Amaç | Veri kategorileri | Hukuki sebep |
|---|---|---|
| Bayi başvurusunun alınması, değerlendirilmesi ve cari hesabın açılması | Kimlik, iletişim | (c) Sözleşmenin kurulması |
| Kullanım Koşulları onayınızın (kullanıcı, bayi, sürüm, zaman, IP adresi, tarayıcı bilgisi) kaydedilmesi ve ispatı | Kimlik, işlem güvenliği | (c) Sözleşmenin kurulması; (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
| Portal hesabının oluşturulması, giriş ve kimlik doğrulama, şifre belirleme e-postasının gönderilmesi | Kimlik, iletişim, işlem güvenliği | (c) Sözleşmenin ifası |
| Sipariş, teklif ve sepet işlemlerinin yürütülmesi; siparişlerin ERP sistemine aktarılması, hazırlanması ve teslimi; kargo gönderisinin açılması, takibi ve teslim durumunun Portal'da, (açtıysanız) tarayıcı bildirimiyle ve e-postayla size bildirilmesi | Kimlik, iletişim, müşteri işlem | (c) Sözleşmenin ifası |
| Kartlı ödemenin ödeme kuruluşu aracılığıyla alınması, ödeme bildirimlerinin ve cari hesap ekstresinin yönetimi | Kimlik, iletişim, müşteri işlem, finans, işlem güvenliği (IP) | (c) Sözleşmenin ifası; (ç) Hukuki yükümlülük |
| Fatura, e-fatura / e-arşiv ve muhasebe kayıtlarının tutulması | Kimlik (T.C. kimlik no dahil), iletişim, müşteri işlem | (a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi (Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu); (ç) Hukuki yükümlülük |
| Bilgi güvenliğinin sağlanması: yetkisiz erişimin ve kötüye kullanımın önlenmesi, giriş denemelerinin izlenmesi, hataların tespiti ve giderilmesi | İşlem güvenliği | (ç) Hukuki yükümlülük (Kanun md. 12 veri güvenliği); (f) Meşru menfaat |
| Bayi hareketlerinin kaydı: destek taleplerinin yanıtlanması, sipariş ve ödeme uyuşmazlıklarında ispat, Portal'ın iyileştirilmesi | İşlem güvenliği, müşteri işlem | (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; (f) Meşru menfaat |
| Şirket personelinin Portal'da yaptığı değişikliklerin kaydı | İşlem güvenliği | (ç) Hukuki yükümlülük; (e) Hakkın korunması; (f) Meşru menfaat |
| Ticari risk ve alacak yönetimi (risk limiti, satışa kapatma, tahsilat takibi) | Müşteri işlem, ticari risk | (e) Hakkın korunması; (f) Meşru menfaat |
| Talep ettiğiniz stok alarmlarının gönderilmesi; Portal içi duyurular | Kimlik, müşteri işlem, bildirim aboneliği | (c) Sözleşmenin ifası; (f) Meşru menfaat. Tarayıcı bildirimi olarak iletilmesi için yurt dışındaki servise aktarım: açık rıza (bkz. Bölüm 6) |
| Kampanya ve ürün duyurularının Portal içinde ve (açtıysanız) tarayıcı bildirimiyle iletilmesi | Kimlik, müşteri işlem, bildirim aboneliği | (f) Meşru menfaat; tacir ve esnafa ticari elektronik ileti 6563 sayılı Kanun çerçevesinde, ret hakkınız saklıdır |
| Talep, şikâyet ve ilgili kişi başvurularının yanıtlanması | Kimlik, iletişim, müşteri işlem | (ç) Hukuki yükümlülük; (c) Sözleşmenin ifası |
| Portal'daki destek taleplerinin alınması, yanıtlanması ve takibi; cevap geldiğinde Portal'da, (açtıysanız) tarayıcı bildirimiyle ve e-postayla size bildirilmesi (bildirimde ve e-postada yazışmanın içeriği yer almaz) | Kimlik, iletişim, müşteri işlem, destek talepleri | (c) Sözleşmenin ifası; (f) Meşru menfaat. Tarayıcı bildirimi olarak iletilmesi için yurt dışındaki servise aktarım: açık rıza (bkz. Bölüm 6) |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi taleplerinin karşılanması | İlgili kategoriler | (ç) Hukuki yükümlülük |
5. Kişisel verilerin toplanma yöntemi
- Tamamen otomatik yollarla: Portal kullanımınız sırasında sunucu kayıtları ve zorunlu çerezler aracılığıyla (IP adresi, tarayıcı bilgisi, oturum ve hareket kayıtları); ödeme kuruluşundan dönen işlem sonuçlarıyla.
- Kısmen otomatik yollarla: Portal'daki formlara (başvuru, giriş, sipariş, teklif, ödeme bildirimi, profil) girdiğiniz bilgilerle; Şirket'in ERP sisteminde (Logo) tutulan cari kart ve hesap kayıtlarının Portal'a yansıtılmasıyla.
- Veri kayıt sisteminin parçası olarak: Satış temsilcilerimiz ve yöneticilerimiz tarafından sizinle yapılan görüşmelere ve ticari ilişkiye dayanılarak cari kartınıza ve Portal'a girilen bilgilerle.
6. Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz yalnız aşağıdaki alıcı gruplarına, belirtilen amaçla ve gerektiği ölçüde aktarılır:
| Alıcı grubu | Aktarılan veriler ve amaç | Hukuki sebep |
|---|---|---|
| Ödeme kuruluşu ve bankası (kartlı ödemelerde kullanılan sanal POS altyapısı) | Ad veya unvan, cari kod, e-posta, telefon, IP adresi, fatura ve teslimat adresi, sepetteki ürünler ve tutar; ödemenin alınması ve dolandırıcılığın önlenmesi için. | (c) Sözleşmenin ifası |
| Barındırma ve yazılım hizmeti sağlayıcımız (veri işleyen) | Portal'daki veriler; Portal'ın çalıştırılması, bakımı, yedeklenmesi ve hataların giderilmesi için, yalnız Şirket'in talimatıyla. | (c) Sözleşmenin ifası; (f) Meşru menfaat |
| E-posta gönderim hizmeti sağlayıcısı (veri işleyen) | Ad, e-posta adresi, sipariş numarası ve kargo durumu, destek talebi numarası; şifre belirleme, sipariş/kargo ve destek bilgilendirme e-postalarının iletilmesi için (destek e-postasında yazışmanın içeriği yer almaz). | (c) Sözleşmenin ifası |
| Taşıma ve kargo şirketleri | Alıcı adı veya unvanı, teslimat adresi, telefon, koli bilgisi ve (varsa) kapıda tahsil edilecek tutar; siparişin teslimi, kargo firmasının teslimat bilgilendirmesini (SMS) size iletmesi, teslimatta tahsilat ve iade gönderisi için. | (c) Sözleşmenin ifası |
| Mali müşavir, bağımsız denetçi, avukat | İlgili kayıtlar; yasal denetim, muhasebe ve hukuki uyuşmazlıkların yürütülmesi için. | (ç) Hukuki yükümlülük; (e) Hakkın korunması |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (vergi idaresi, mahkemeler, icra daireleri, Kişisel Verileri Koruma Kurumu) | Talep edilen kayıtlar; kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi için. | (ç) Hukuki yükümlülük |
Cari kart, sipariş ve fatura kayıtları Şirket'in ERP sisteminde (Logo) tutulur; Portal bu sisteme doğrudan bağlıdır.
Yurt dışına aktarım
- Tarayıcı bildirimleri: Bildirimleri açmanız halinde Şirket, bildirimin cihazınıza ulaştırılması için tarayıcınızın üreticisine ait ve yurt dışında bulunan anlık bildirim servisine tarayıcınıza ait abonelik adresini ve uçtan uca şifrelenmiş bildirim içeriğini gönderir; içerik yalnız cihazınızda çözülür. Bu aktarım yalnız açık rızanıza dayanır (Kanun md. 9): Bildirim Açık Rıza Metni. Bildirimleri açmamak Portal'ı kullanmanızı etkilemez.
- Portal sayfalarının dış kaynakları: Portal'ın yazı tipleri ve kitaplıkları Şirket sunucusundan sunulur. İletişim sayfasındaki harita yalnız "Haritayı göster" düğmesine bastığınızda Google Haritalar'dan yüklenir; bu durumda tarayıcınız IP adresinizi Google'a iletir. Bazı ürünlerin görseli ve 360° görünümü, ürün tedarikçisinin ya da görsel sağlayıcısının sunucusundan yüklenebilir. Ayrıntı: Çerez Politikası.
- Sesli arama: Arama kutusundaki mikrofon düğmesi tarayıcınızın kendi konuşma tanıma özelliğini kullanır. Bazı tarayıcılar (ör. Google Chrome) sesi kendi sunucularında yazıya çevirir. Şirket ses kaydı almaz ve saklamaz; yazıya çevrilen metin, yazarak yaptığınız aramalar gibi işlenir ve kaydedilir. Özelliği kullanmak isteğe bağlıdır.
7. Saklama süreleri
| Kayıt | Süre |
|---|---|
| Sipariş, fatura, ödeme ve cari hareket kayıtları | İlgili takvim yılının sonundan itibaren 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu md. 82; Vergi Usul Kanunu md. 253) |
| Onaylanmayan bayi başvuruları (ticari kaydı olmayan ve ERP'de cari kartı açılmamış olanlar) | Başvurudan itibaren 1 yıl. ERP sistemine cari kart olarak aktarılmış başvurular ERP'deki cari kayıt düzenine göre saklanır. |
| Bayi hesabı, iletişim bilgileri ve Kullanım Koşulları onay kayıtları | Ticari ilişki süresince; sona ermesinden sonra olası uyuşmazlıklar için genel zamanaşımı süresi boyunca (Türk Borçlar Kanunu md. 146) |
| Bayi hareketleri: sayfa açılışları ve aramalar | 1 yıl |
| Bayi hareketleri: giriş, sepet, sipariş, teklif, ödeme, indirme ve diğer işlemler; personel işlem kayıtları | 2 yıl |
| Uygulama hata kayıtları | En fazla 90 gün |
| Hiçbir hesaba bağlanamayan başarısız giriş denemeleri | 90 gün (girilen kimlik bu kayıtlarda saklanmaz, yalnız biçimi tutulur) |
| Tarayıcı bildirimi aboneliği ve rıza kaydı | Bildirimleri kapatana ya da tarayıcınız aboneliği geçersiz kılana kadar kullanılır; kapattığınızda rıza geri alınmış sayılır; abonelik 30 gün sonra, gece çalışan silme işiyle kalıcı silinir |
| "Müşterime Teklif"te sildiğiniz kayıtlar | Silmenizden 30 gün sonra, gece çalışan silme işiyle kalıcı silinir |
| Destek talepleri, yazışmalar ve eklenen dosyalar | Talep kapandıktan 2 yıl sonra, gece çalışan silme işiyle kalıcı silinir. "Çözüldü" olarak işaretlenen talep 7 gün içinde yazılmazsa kapanır. |
| Çerezler | Çerez Politikası'ndaki süreler |
Personel işlem kayıtları ve bayi hareketleri yukarıdaki kendi süreleriyle saklanır; bir başvuru silindiğinde bu kayıtlardan ayrıca silinmez.
Süresi dolan kişisel veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir. Bir uyuşmazlık veya resmi inceleme sürüyorsa ilgili kayıtlar, sonuçlanıncaya ve ilgili zamanaşımı süresi doluncaya kadar saklanabilir.
8. Bayilerin Portal'a girdiği üçüncü kişi verileri
"Müşterime Teklif" gibi özelliklerde bayilerin kendi müşterilerine ait bilgileri (ad, telefon, not) Portal'a girmesi mümkündür. Bu verilerin veri sorumlusu ilgili bayidir; Şirket bu verileri yalnız bayi adına ve teklif belgesinin hazırlanması amacıyla kullanır. Bu kişilerin aydınlatılması ve gerekirse açık rızalarının alınması bayinin sorumluluğundadır.
Destek taleplerine eklenen dosyalarda (fotoğraf, belge) başkalarına ait kişisel veri bulunmamasına özen gösteriniz; bulunması gerekiyorsa bu kişilerin aydınlatılması bayinin sorumluluğundadır. Destek yazışmalarına şifre, kart bilgisi ya da T.C. kimlik numarası yazmayınız; Portal kart numarasına benzeyen sayıları engellemeye çalışır, yine de bu bilgileri paylaşmayınız.
9. Kanun madde 11 kapsamındaki haklarınız
Şirket'e başvurarak:
- a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- c) İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- ç) Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- d) Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- e) Kanun madde 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- ğ) Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
10. Başvuru yöntemi
Başvurunuzu Türkçe olarak, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun şekilde aşağıdaki yollardan biriyle iletebilirsiniz:
- Islak imzalı dilekçeyle şahsen ya da posta / noter aracılığıyla: Çakıl Mahallesi Çatalca Caddesi No:50 Çatalca / İstanbul
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak e-posta ile: [email protected]
- Daha önce Şirket'e bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı olan e-posta adresinizden: [email protected]
Başvuruda adınız, soyadınız, yazılı başvurularda imzanız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talep konunuz bulunmalıdır. Hazır formu kullanabilirsiniz: KVKK Başvuru Formu. Başkası adına yapılan başvurularda yetki belgesi (vekâletname) eklenmelidir.
Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
11. Değişiklikler
Bu metin, işleme faaliyetlerimiz veya mevzuat değiştikçe güncellenir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki tarih son güncellemeyi gösterir.